Vos données personnelles

Qui est responsable de ces données

La structure qui vous emploie est responsable du traitement : c’est elle qui décide de ce qui est enregistré et pourquoi.

Fornaxis, qui héberge et maintient Klotho pour son compte, agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : il n’accède aux données que pour faire fonctionner le service, et ne les utilise à aucune autre fin.

Quelles données

Salariés planifiés

Nom, prénom ; téléphone, adresse e-mail et contact d’urgence s’ils sont renseignés ; autorisation de tenir la caisse, permis de conduire ; commentaire de la fiche.

Contrats

Type de contrat, dates, durées hebdomadaire et mensuelle, jours de présence habituels, référence, avenants et leur motif.

Planning

Affectations (jour, horaires, activité, heures rémunérées ou non), présence constatée, commentaires, et copie des plannings envoyés par e-mail.

Absences

Motif choisi dans une liste (congés payés, maladie, absence rémunérée ou non…), dates et heures, statut, justificatif fourni ou non, commentaire.

Utilisateurs de Klotho

Nom, adresse e-mail, mot de passe chiffré de façon irréversible, rôle (administrateur ou encadrant).

Klotho n’enregistre ni numéro de sécurité sociale, ni coordonnées bancaires, ni certificat médical, ni reconnaissance de handicap (RQTH), ni bénéfice du RSA. Pour une absence pour maladie, seul le motif « maladie » est noté, jamais la raison médicale ; les commentaires libres ne doivent pas en contenir non plus.

Pourquoi

• Organiser le travail : établir le planning, vous l’envoyer par e-mail, savoir qui est présent chaque jour et qui joindre en cas de besoin. Ce traitement est nécessaire à l’exécution de votre contrat de travail (article 6.1.b du RGPD).
• Décompter le temps de travail et le comparer à votre contrat, comme le Code du travail l’impose à l’employeur (obligation légale, article 6.1.c).
• Suivre les absences et prévenir les administrateurs par e-mail lorsqu’une absence est déclarée, pour réorganiser le planning. Le motif « maladie » touche à la santé : il n’est enregistré que pour remplir les obligations de l’employeur en droit du travail (article 9.2.b).
• Établir les bilans d’heures que la structure doit à ses financeurs. Klotho ne leur transmet rien lui-même : ces bilans sont produits par la structure.

Aucune décision n’est prise automatiquement à votre sujet : Klotho calcule et signale, ce sont des personnes qui décident.

Qui peut les voir

• Les administrateurs de la structure, qui établissent le planning et gèrent fiches, contrats et absences.
• Les encadrants, qui consultent le planning et les fiches, notent les présences et déclarent les absences constatées.
• Vous-même, pour votre planning, que vous recevez par e-mail si votre adresse est renseignée.
• Fornaxis, hébergeur et mainteneur, dans la limite décrite plus haut.

Les données ne sont ni vendues ni cédées à qui que ce soit.

Combien de temps

• Votre fiche, vos contrats, votre planning et vos absences sont conservés pendant votre parcours dans la structure. À votre départ, la fiche est archivée : elle disparaît des listes, et ses données sont gardées au plus 3 ans après la fin de votre dernier contrat, durée pendant laquelle une réclamation sur le salaire reste possible (article L3245-1 du Code du travail), puis supprimées.
• Le compte d’un utilisateur de Klotho est désactivé dès qu’il quitte ses fonctions, puis supprimé.
• La connexion à Klotho dure au plus 12 heures.

Comment elles sont protégées

L’accès à Klotho passe par un compte personnel et une connexion chiffrée. Chaque rôle ne voit et ne modifie que ce qui lui est nécessaire, les mots de passe ne sont jamais stockés en clair, et une connexion laissée ouverte sur un poste partagé expire d’elle-même.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter les données qui vous concernent, à les faire corriger, à en obtenir une copie, à faire limiter leur utilisation, ou vous opposer à un usage qui ne serait pas imposé par la loi ou par votre contrat. Une donnée que la loi oblige à conserver ne peut pas être effacée avant la fin de cette obligation.

Adressez votre demande à la direction de la structure. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.

Cookies

Klotho n’utilise aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité. Il dépose seulement un cookie de session, indispensable pour rester connecté, et garde sur votre appareil vos préférences d’affichage (thème clair ou sombre, barre latérale repliée).